シンプル英語のココロ

独学で米大学・MBAを卒業するに至った英語勉強法の紹介とアメリカでの経験に基づく所感

プレイン・イングリッシュ

相手に伝わりやすい英文メールを書くするテクニックとは? - 「プレイン・イングリッシュの紹介と実践方法」 その4

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ルール11:1つのパラグラフには1つのトピック

これは「プレイン・イングリッシュ」に限ったルールではないのですが、英語では「一つのパラグラフには一つのトピック」というルールが存在します。

そして、パラグラフの最初には、そのパラグラフ全体の要素を含む文章を持ってきます。

以下の例文は、1つのパラグラフに2つのトピックが混在している文章です。

悪い例

Notice of a bid advertisement shall be published in at least one local newspaper and in one trade publication at least 30 days in advance of sale. If applicable, the notice must identify the reservation within which the tracts to be leased are found. Specific descriptions of the tracts shall be available at the office of the superintendent. The complete text of the advertisement shall be mailed to each person listed on the appropriate agency mailing list.

「1パラグラフ1トピック」のルールに従って文章を書き直すと、以下のようになります。

良い例

a.
Thirty days before the sale, we will publish a notice advertising bids. The
notice will be in at least one local newspaper and in one trade publication. It will identify any reservation where the tracts to be leased are located.

b.
We will share information about this process in two other ways. We will mail
the advertisement to each person on the appropriate agency mailing list. We will also provide specific descriptions of the tracts at the superintendent’s office.

(引用元:Federal Plain Language Guidelines, P68)

ルール12:主語、動詞、そして目的語を近接させる

A Plain English Handbook: How to Create Clear SEC Disclosure Documentsでは、相手に伝わりやすい英語を書く方法として、親しみやすい単語を使って短い文章を使うことを奨励していますが、これをさらに分かりやすくする文章構造も紹介しています。

S + V + O(主語 + 動詞 + 目的語)の第3文型は、英語話者にとって最も使用頻度が高い文型です。

"A Plain English Handbook: How to Create Clear SEC Disclosure Documents"のガイドラインでは、主語 + 動詞 + 目的語を可能な限り近接させることで、より相手に伝わりやすい文章になると説明しています。

以下の文章は開示書類(disclosure document)ですが、主語、動詞、そして目的語が度々修飾語句で遮られており、非常に理解しにくい文章構造になっています。

悪い例

Holders of the Class A and Class B-1 certificates will be entitled to receive on each Payment Date, to the extent monies are available therefor (but not more than the Class A Certificate Balance or Class B-1 Certificate Balance then outstanding), a distribution.

しかし、これを以下のように主語、動詞、目的語を近接させると、非常に分かりやすい文章構造になります。

良い例

Class A and Class B-1 certificate holders will receive a distribution on each payment date if cash is available on those dates for their class.

さらにもう一つ例を挙げます。こちらの文章も上記の「悪い例」同様に、主語、動詞、そして目的語が離れていて、非常に理解しにくいです。

悪い例

The following description of the particular terms of the Notes offered hereby (referred to in the accompanying Prospectus as the “Debt Securities”) supplements, and to the extent inconsistent therewith replaces, the description of the general terms and provi­sions of the Debt Securities set forth in the Prospectus, to which description reference is hereby made.

しかし、こちらの分かりにくい文章も以下のように、主語、動詞、目的語を近接させることで、非常に分かりやすい文章構造にすることができます。しかも、次の節でご紹介する"If"条件文が使われていますので、「何がどうなったら、どうする」かが明確です。

良い例

This document describes the terms of these notes in greater detail than our prospectus, and may provide information that differs from our prospectus. If the information does differ from our prospectus, please rely on the information in this document.

(引用元:A Plain English Handbook: How to Create Clear SEC Disclosure Documents, P32)

ルール13:"if - then" 条件文を使う

"if - then" 条件文を使うことで、「もしこうなったら、次はこうなる」という表現ができますので、読み手にとって理解しやすい文章になります。

つまり、『"If" + 「誰」あるいは「何」』が「どうなったら」、『"then" + 「誰」あるいは「何」』が「どうなる」となります。

なので、読み手は最初の一文(If条件文)を読んだだけで、自分に関係あることかどうかを判断できますので、最後の文章まで読み続ける時間を省くことができます。

ルール14:文章構造を並列させる(パラレリズム)

長い文章を書いていると、知らず知らずのうちに文章のParallelism(パラレリズム:対句法)が崩れてくる場合があると思います。

まずは簡単な例を挙げます。

He is smart and aggressive.

上記の文章は"and"で二つの形容詞が結ばれていますので、パラレリズムの規則が守られています。

一方、以下の文章はどうでしょうか?

He is a sales person, aggressive and ambitious.

上記の文は一見問題なさそうですが(日本語の場合、全く違和感がないと思います)、", and”の前後の品詞(名詞と2つの形容詞)が揃っていません。

つまり、パラレリズムの規則が守られていませんので、文法的には誤りです。

次にもう少し長い文章を見てみましょう。

動詞のパラレリズムが守られていない例

If you want to buy shares in Fund X by mail, fill out and sign the Account Application form, making your check payable to “The X Fund,” and put your social security or taxpayer identification number on your check.

動詞のパラレリズムが守られている例

If you want to buy shares in Fund X by mail, fill out and sign the Account Application form, make your check payable to “The X Fund,” and put your social security or taxpayer identification number on your check.

最初の文章は、並列構造にある品詞の"fill out"、"sign"と"making"が揃っていません。文法的に正しい文章にするためには、"making"ではなく"make"を使う必要があります。

もう一つ例を見てみましょう。

以下の例文は一見すると問題なさそうに見えますが、to不定詞の用法が揃っていません。

to不定詞のパラレリズムが守られていない例

We invest the Fund’s assets in short-term money market securities to provide you with liquidity, protection of your investment, and high current income.

上記の例文を文法的に正しい文章にするには、すべてto不定詞にする必要があります。

to不定詞のパラレリズムが守られている例

We invest in short-term money market securities to provide you with liquidity, to protect your investment, and to generate high current income.

(引用元:A Plain English Handbook: How to Create Clear SEC Disclosure Documents, P34)

ルール15:"respectively"の使い方には気をつける

まずは以下の2つの例文をお読みください。

例文1

The Senior Notes and the guarantee (the “Guarantee”) of the Senior Notes by Island Holdings will constitute unsecured senior obligations of the Issuer and Island Holdings, respectively.

例文2

The senior notes are an unsecured senior obligation of the issuer, while the guarantee of the senior notes is an unsecured senior obligation of Island Holdings

"respectively"は文章の書き手にとっては、文章を簡略化できますので都合の良い単語かもしれませんが、読み手にとっては面倒な単語である場合があります。

つまり、文中に"respectively"が出現する度に、いちいち前の文章の戻って「何が何に関係してくるのか」を整合させなければなりませんので、それだけ時間が掛かります。

(引用元:A Plain English Handbook: How to Create Clear SEC Disclosure Documents, P35)

最後に

いかがでしたでしょうか?

これまでの4つの記事に分けて「プレイン・イングリッシュ」の使い方について書いてきました。

この記事を書くにあたり、私はPDFを何度も読み返したましたので非常に勉強になりました。

ご紹介したすべてのルールをすぐに実践するのは大変かもしれませんが、いくつかのルールをEメールやプレゼンテーションに取り入れることで、語彙の少ない私達でもネイティブに伝わりやすい英語が書けると思います。

また、「プレイン・イングリッシュ」の真髄は「易しい単語」を使って「短い文章」を書くことですので、相手が非ネイティブの方であれば、その効果は一層高まると思います。

「プレイン・イングリッシュ」の用法を深く学びたい方のために、A Plain English Handbook: How to Create Clear SEC Disclosure Documentsの61ページには、おすすめ書籍の一覧が紹介されています。

ご興味のある方は一読されてみてはいかがでしょうか?

「プレイン・イングリッシュ」は当ブログのテーマであり、私もこれからさらに究めて行きたいと思っていますので、今後もこのテーマに沿った記事を書いて行く予定です。

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