アメリカ政府も奨励するプレイン・イングリッシュでは、「易しい単語」を使って「簡潔な文章」を書きます。今回の記事では、表現に関するルールについて書きました。
ルール6：肯定的な表現を使う
肯定文は否定文より短い文章になりますので、理解されやすくなります。
以下は例文です。
Persons other than the primary beneficiary may not receive these dividends.
Only the primary beneficiary may receive these dividends.
これは比べるまでもなく、後者の文章の方が分かりやすいと思います。
さらに“A Plain English Handbook: How to Create Clear SEC Disclosure Documents”では、否定形のフレーズを一つのワードに置き換えることで、より分かりやすい文章になると指摘しています。
たとえば・・・
- not able ⇒ unable
- not accept ⇒ reject
- not certain ⇒ uncertain
- not unlike ⇒ similar, alike
- does not have ⇒ lacks
- does not include ⇒ excludes, omits
- not many ⇒ few
- not often ⇒ rarely
- not the same ⇒ different
（引用元：A Plain English Handbook: How to Create Clear SEC Disclosure Documents, P27）
ルール7：親しみやすい単語と短い文章を使う
私がアメリカの会社で働いていた時、たまたま日本語ペラペラのアメリカ人の同僚がいました。
そのアメリカ人の同僚曰く、「日本語では、難解な言葉や言い回しを使うことがインテリジェンスを感じさせる表現とされているようだが、英語は日本語と違い、簡単な単語と短いセンテンスを用いて、いかにインテリジェンスのある表現をするかが重要なんだ」との事でした。
アメリカ映画やドラマ、そしてスピーチや討論番組を観ていると、出演者が使っている単語は平易なものが多いことに気づくと思います。特にスピーチや討論番組の場合、聞き手に分かりやすく伝える必要がありますので、平易な言い回しを使うことが求められると思います。
親しみやすい単語を使う
以下例文は、日常ではあまり使わない単語を使って書かれた文章ですので、一読しただけでは何のことやらさっぱり分かりません。
There is no escaping the fact that it is considered very important to note that a number of various available applicable studies ipso facto have generally identified the fact that additional appropriate nocturnal employment could usually keep juvenile adolescents off thoroughfares during the night hours, including but not limited to the time prior to midnight on weeknights and/or 2 a.m. on weekends.
しかし、上記例文もプレイン・イングリッシュの規則に基づき、以下のように短い文章と親しみやすい単語を使って言い表すことができます。
More night jobs would keep youths off the streets.
つまり、「悪い例」は、難しい単語を並べて長々と文章を書いていますが、言いたいことは「良い例」のように要約できます。
（引用元：Federal Plain Language Guidelines, P36）
短い文章を使う
以下はアメリカの金融商品の目論見書によくでてくる、非常に分かりにくい文章の例です。読むだけでも疲れてしまうような文章です。
The following description encompasses all the material terms and provisions of the Notes offered hereby and supplements, and to the extent inconsistent therewith replaces, the description of the general terms and provisions of the Debt Securities (as defined in the accompanying Prospectus) set forth under the heading “Description of Debt Securities” in the Prospectus, to which description reference is hereby made. The following description will apply to each Note unless otherwise specified in the applicable Pricing Supplement.
この文章を理解するには結構時間が掛かると思います。また、一読しただけでは理解できないため、何回も読み返す必要があります。
しかし、これもプレイン・イングリッシュを用いることで、誰にでも分かりやすい文章に置き換えることができます。
We provide information to you about our notes in these separate documents that progressively provide more detail: 1) the prospectus, 2) the prospectus supplement, and 3) the pricing supplement. Since the terms of specific notes may differ from the general information we have provided, in all cases rely on information in the pricing supplement over different information in the prospectus and the prospectus supplement; and rely on this prospectus supplement over different information on the prospectus.
（引用元：A Plain English Handbook: How to Create Clear SEC Disclosure Documents, P28）
もう一つ例を挙げます。
Once the candidate’s goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer.
上記例文も受動態と弱い動詞が多用されており、長い文章になっています。また、「誰」が「何をする」という関係も曖昧に感じます。
しかし、この文章も能動態と強い動詞を使うことで、非常に明瞭な文章になります。
Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs.
（引用元：Federal Plain Language Guidelines, P50）
ルール8：一人の人物に向かって話しかける
あなたが書く文章は多くの方に読まれるものかもしれませんが、あなたと読み手は「一対一」の関係です。
つまり、一人の読み手に向かって訴えかけるような文章を書くことで、「誰」が「何」をすべきなのかが明確になりますので、より相手の心に響く文章を書くことができます。
Individuals and organizations wishing to apply must file applications with the appropriate offices in a timely manner.
You must apply at least 30 days before you need the certification.
a.
If you are an individual, apply at the State office in the State where you
reside.
b.
If you are an organization, apply at the State office in the State where your headquarters is located.
（引用元：Federal Plain Language Guidelines, P10）
ルール9：必要に応じて短縮形を使う
“Write as you talk（話すように書く）”は文章を読みやすくするための共通ルールです。そして、それに最も適した方法は「短縮形（contractions）」を使うことです。
話し言葉では短縮形が用いられますので、聞き慣れた短縮形を文章に加えることで、読み手に親近感を持たせることができます。
“Federal Plain Language Guidelines”では、自然な響きになる場合のみに短縮形を使うべきで、やたらに短縮形を使うことは避けるべきであるとしています。
No pilot in command of a civil aircraft may allow any object to be dropped
from that aircraft in flight that creates a hazard to persons or property.
If you are a pilot in command of a civil aircraft, don’t allow any object that creates a hazard to persons or property to be dropped from that aircraft during flight.
（引用元：Federal Plain Language Guidelines, P27）
ルール10：二重否定と例外の例外を避ける
私達は日頃から肯定的な考え方や話し方に慣れています。なので、話者や書き手が否定的な表現を使うことで、意図することが読み手や聞き手に伝わりにくくなります。
二重否定を避ける
以下の例文は「否定の否定」を使っていますので、非常に分かりにくい文章です。
No approval of any noise compatibility program, or any portion of a program, may be implied in the absence of the agency’s express approval.
これも「プレイン・イングリッシュ」のルールを用いて分かりやすい文章に書き換えられます。
You must get the agency’s express approval for any noise compatibility
program or any portion of a program.
（引用元：Federal Plain Language Guidelines, P54）
例外の例外を避ける
「例外の例外」を使った文章を書くと、「二重否定」の例よりもさらに分かりにくくなります。
Applicants may be granted a permit to prospect for geothermal resources on any federal lands except lands in the National Park System, unless the applicant holds valid existing rights to the geothermal resources on the National Park System lands listed in the application.
You may be granted a permit to prospect for geothermal resources on any federal lands. This includes lands in the National Park System only if you hold valid existing rights to the park lands listed in your application.
（引用元：Federal Plain Language Guidelines, P55）
さて、次回の記事は「プレイン・イングリッシュ・ルール」のシリーズ最終回となります。
